Sådan gør du dit næste møde produktivt

De ses ofte som et nødvendigt onde – en tidskrævende afbrydelse af vores travle dage, der trækker os væk fra de opgaver, vi faktisk skal arbejde med. Men sådan behøver de ikke være! Med en lille smule forudgående planlægning kan du organisere et møde, der ikke kun er produktivt, men et møde, som dit team faktisk vil nyde at deltage i. Her er din trin-for-trin guide: 

Trin 1: Bestem formålet med mødet

Før du kan begynde at planlægge, skal du vide, hvorfor du holder mødet i første omgang. Hvad er målet? Hvad håber du at opnå? At forsøge at opnå for mange ting på et møde vil kun føre til frustration, så det er vigtigt at være klar over, hvad du vil opnå, før du går videre til trin to. 

Trin to: Vælg en passende placering

Placeringen af ​​dit møde kan have stor indflydelse på dets overordnede tone og produktivitet. Hvis det er muligt, så vælg et sted, der er behageligt og befordrende for godt arbejde – et sted med masser af naturligt lys og frisk luft, som f.eks mødelokaler i Aarhus. Og sørg for, at der er plads nok til, at alle kan sprede sig og bevæge sig rundt, hvis det er nødvendigt. 

Trin tre: Sæt en fast dagsorden … og hold dig til den!

En dagsorden er en nøgle til at holde dit møde på sporet og sikre, at alle deltagere ved, hvad der forventes af dem. Når du opretter din dagsorden, så prøv at være så specifik som muligt. Bestem for hvert punkt på dagsordenen, hvem der skal være ansvarlig for at lede diskussionen (eller præsentationen), og hvor meget tid der vil blive afsat til det. Så, når mødet starter, skal du gøre dit bedste for at holde dig til tidsplanen. Hvis nogen går på en tangent, så minde dem høfligt om, at der er andre emner, der skal dækkes. 

Trin fire: Tilskynd til deltagelse fra alle involverede

For at et møde skal være virkelig produktivt, er det vigtigt, at alle føler, at deres stemme bliver hørt. Tilskynd til spørgsmål og åben dialog fra alle deltagere, selv (og især) dem, der måske er mere stille eller mindre tilbøjelige til at sige fra. Du kan endda overveje at gå rundt i lokalet i begyndelsen af ​​mødet og give alle mulighed for at dele deres tanker om det aktuelle emne. 

Ved at følge disse enkle trin kan du forvandle dit næste møde fra en snooze-fest til en engagerende, produktiv samtale, som alle vil nyde at deltage i – og snakke om bagefter!